现代企业档案管理探究

2014-06-09 10:13:36   来源:   点击数:1932

摘 要:摘 要:在企业管理过程中,加强对企业档案的管理工作,应该在一定程度上建立企业领导和档案管理部门的相关考核机制,进一步理顺档案的管理体制,对档案管理人员的结构进行合理调整,做到知识和行为管理相结合。只有这样,才能提高企业档案的管理水平。

关键词:关键词:现代企业;档案管理;管理措施


   自从我国加入了世界贸易组织,不仅对我国的各行各业有着深远影响,入世后对档案管理工作的影响也相当大。入世在一定程度上意味着我国的经济将和世界经济进行全面接轨,所有处于市场经济体制下的企业都会发生变革。在这一背景下,企业的档案管理工作面临着巨大的挑战,所以应该全面考虑档案管理工作。   一、档案工作的相关体制和机制 1.档案工作的管理体制      何为管理体制?也就是在一定程度上将管理机构中的设置和权限进行相应划分,企业档案工作中的管理体制主要包括两个方面。一是国家的宏观管理体制。目前,我国正处于多元化的阶段,加入世贸组织后既存在国有控制的企业,也存在着民营和合资企业,这些企业在建立档案工作上需要有一定的过程,为了更好地对有价值的档案进行监控,并同时对企业档案工作进行有效的指导,国家仍存在着对其管理体制进行完善的现象。二是企业内部的管理体制。在计划经济体制的控制、影响下,多数企业的规模都比较小,由于国家对企业档案管理工作中实施的是大一统的管理模式,很少做到对企业内部的研究;同时,企业所有制形式都比较单一,很少从企业自身进行档案的管理。 2.档案工作的运行机制档案行政部门主要的职责就是依法行政、提供服务,并且提供服务本身就是管理过程中的一种形式。目前,企业档案管理中存在的主要问题是,行政管理引导不足,色彩比较浓厚。说到底,档案管理工作在一定程度上还是属于企业行为,档案管理部门不能对其工作渗入太多,要从原来的比比划划转向多种服务,从而将其带回工作自主运行的轨道中;紧抓大型企业。面对数量较多,类型多样的企业,档案管理部门不可能完全做到一一管理,实际上以前也从来没有做到过,唯一可以的就是抓大型企业的策略。综上所述,企业档案管理工作的体制与传统上的异同,区别主要在于:管理形式上,强调分类管理;管理观念上,在很大程度上改变了那种大一统的观念,允许企业的多元化,并且还突出强调服务引导。   二、企业档案管理模式一般而言,企业档案的管理模式和企业的形态基础上相互适应,主要体现在:对档案管理机构进行设置时应与企业中的模式形态相适应。国家曾在企业产权中组建了许多的大型企业集团。由于它的规模比较大,机构也相对复杂。因此,可以实行以法人为基础的管理方式;在档案形态的管理中应与企业的技术形态相适应。当前的企业管理形态中有信息管理、知识管理等相关形态。从全局上来看,企业档案的管理具有一定的特征,其发展趋势也在逐渐转变为信息化管理。档案的管理手段应该与信息化的进程相适应。我国大多数实行的都是信息带动工业,以工业来促进信息的方针,这一进程中,企业信息化程度参差不齐。因此,在进行档案管理过程中,要将手工管理和信息管理相结合,实现它们的共存。只有这样,才能促进信息化在企业中的发展。但是,也不能盲目去追求信息化,这样导致档案管理的不合理性。档案管理观念应该与企业的市场竞争相适应。加入世贸组织后的我国企业一直面临着国内外两个市场的竞争,其中以技术壁垒最为严重。因此,企业档案工作应该在一定程度上为提高企业竞争力服务,还要加强对产品一系列的档案收集的同时,还要加强技术标准的市场收集。只有企业工作贴近生活实际,才能更好地面向企业竞争的需求。档案的管理手段应该与信息化的进程相适应,档案信息化主要是由人才组成的。因此,要做到以人文本,全面提高档案工作者的相关管理素质,对人才的培养应该从以下几种方式进行。一是通过再教育的形式,普及信息化管理的知识。再教育形式比较灵活,并且见效也快,可以对他们进行专题培训,学习常用的档案管理软件的具体应用,通过培训和具体的动手操作,使其成为档案信息的管理者和传播者。二是借助高等院校对档案信息化管理人员进行培养。在一定程度上充分发挥高等院校的师资力量和科研水平等优势,在教育过程中要涉及到档案管理的相关知识;同时,还可以用进修的方式进行高层管理人员的培养。三是借助科研成果,推动信息化建设。档案管理部门应该积极开发档案管理的实用软件,借用科研单位进行技术人才的培养,甚至还可以在技术达不到要求水平时,直接借助他们的科研成果制作相关网页。   三、结语      总之,加入世贸组织后的我国企业形态和类型不断呈现多样化,企业档案的管理形式也在逐渐向多元化趋势靠近。因此,针对这一现象,档案管理部门应该采取相应

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